1. Формирование команды

1. Индивидуальные собеседования начальника экспедиции, командиров, врачей с курсантами, подавшими заявления на участие в «Вахте Памяти».
2. Индивидуальные собеседования с родителями (начальник экспедиции, врачи).
3. Родительское собрание с подробной информацией о предстоящей экспедиции (дорога, быт, условия работы, условия безопасности, финансирование, экскурсионная программа, место дислокации, сроки, связные телефоны).
4. Зачеты по технике безопасности, правилам ведения поисковых работ.
5. Взаимодействия с командованием СибВО по выделению группы саперов.
6. Распределение ролей и обязанностей в экспедиционном отряде (разведка, инструктора, старшие групп, повара, хозбригада, фотографы, секретари и т.д.)
7. Встреча с администрацией школ, в которых учатся курсанты.
8. Распределение обязанностей и требование к работе комсостава (врачи, саперы, повара, командиры поисковых групп, старшие поисковых групп).
9. Собрание, посвященное проводам в экспедицию (приглашаем представителей администрации области и города, облвоенкомата, командование СибВО, администрации ЭПК МГиВ, ветеранов, священнослужителей, родителей курсантов).

2. Подготовка фронта работ

1. Архив; работа с мемуарами; связь с ветеранами Великой Отечественной войны.
2. Поиск очевидцев событий Великой Отечественной войны из местных жителей.
3. Установление связи с егерями, лесничими, охотниками.
4. Проведение предварительной разведки на местности.

3. Оформление документов

1. Паспорт отряда.
2. Удостоверение командира .
3. Приказ о проведении экспедиции ЭПК МГиВ.
4. Приказ о проведении экспедиции мэрии г.Новосибирска.
5. Табель зачетов по технике безопасности.
6. Приказ СибВО о предоставлении группы саперов для участия в экспедиции.
7. Справка СЭС о прививках против клещевого энцефалита и допуска группы к работе по ТБ анаэробной инфекции.
8. Индивидуальные меддокументы: допуск к работам терапевта, справка СЭС о наличии инфекций, анализ крови, группа крови.
9. Полный список участников экспедиции (ФИО, дата рождения, школа, класс, адрес, место работы родителей).

4. Подготовка хозинвентаря, спецоборудования, продуктов питания, медикаментов.

5. Подготовка карт.

6. Осуществление взаимосвязи с другими организациями.

• Департаментом по молодежной политике Минобразования России;
• Комитетом по делам молодежи при областном Совете;
• Центром развития системы дополнительного образования детей Минобразования России;
• Комитетом по делам молодежи мэрии г.Новосибирска;
• Командованием СибВО;
• Облвоенкоматом, Комитетом по подготовке «Книги Памяти»;
• Областным Советом ветеранов ВОВ;
• Советом ветеранов г.Новосибирска;
• Международной ассоциацией поисковых объединений;
• Фондом поисковых отрядов Ленинградской области;
• Поисковым объединением «МИФ» г.Санкт-Петербурга;
• Комитетом по делам молодежи г.Санкт-Петербурга;
• Администрацией г.Кириши;
• Киришским горвоенкоматом, УВД, ФСК, похоронным бюро, спонсорами; комитетом по ЧП, больницей, школами.